A TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS EM MINAS GERAIS: O CASO DA EMPRESA PÚBLICA MINAS GERAIS ADMINISTRAÇÃO E SERVIÇOS S.A.
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Universidade Federal de Minas Gerais
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Dissertação de mestrado
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Resumo
Esta pesquisa analisa como a empresa pública Minas Gerais Administração e Serviços S.A. (MGS) presta serviços de gestão de documentos para o governo de Minas Gerais, focando na administração direta do Poder Executivo. O estudo investiga os desafios operacionais, impactos institucionais e implicações políticas decorrentes dessa prática na administração direta, abrangendo atividades fundamentais como armazenamento, organização e digitalização do acervo governamental. A terceirização, prática de origem norte-americana consolidada no Brasil, teve seu alcance significativamente ampliado pela Lei Federal nº 13.429/2017, que permitiu a contratação de serviços inclusive para atividades essenciais do Estado. Esta expansão normativa, contudo, apresenta riscos substanciais à gestão pública, destacando-se a potencial perda de documentos importantes e a progressiva redução do controle estatal sobre informações públicas estratégicas. Contextualizando o cenário mineiro, a pesquisa destaca a contradição entre o modelo adotado e o marco legal estadual (Lei nº 19.420/2011), que atribui ao Arquivo Público Mineiro (APM) a responsabilidade técnica pela gestão dos documentos do Executivo estadual. A transferência da sede do governo para a Cidade Administrativa em 2010, cujo projeto original não previu espaços adequados para arquivamento, tornou a terceirização via MGS uma solução recorrente para o acúmulo documental. A investigação revela que a empresa, criada em 1994, mantém relação contratual de longa data com o governo, porém sua atuação caracteriza-se pela concentração em serviços de armazenamento externo, sem abranger funções arquivísticas essenciais como avaliação e classificação documental. Outro aspecto crítico identificado refere-se à ausência de arquivistas em seu quadro técnico, com tarefas especializadas sendo delegadas a bibliotecários e técnicos administrativos. O levantamento de dados contratuais demonstra a existência de 16 instrumentos firmados entre 2010 e 2024, com investimentos superiores a R$ 80 milhões, majoritariamente destinados ao armazenamento físico de documentos. A análise aponta ainda significativa falta de padronização nos objetos de contratação e fragilidade no acompanhamento por parte do APM, instância formalmente responsável pela coordenação da política arquivística estadual. Conclui-se que a atuação da MGS, ainda que cumpra função auxiliar no enfrentamento do passivo documental, evidencia a fragilidade das políticas públicas de arquivo em Minas Gerais. A empresa não implementa uma gestão documental integrada e eficiente, operando com baixa integração ao APM, o que demanda urgente revisão normativa, inclusão de arquivistas nos processos e desenvolvimento de modelos que conciliem a terceirização com a adequada gestão arquivística, assegurando o controle estatal sobre documentos e informações estratégicos.
Abstract
This research analyzes how the public company Minas Gerais Administração e Serviços S.A. (MGS) provides document management services for the government of Minas Gerais, focusing on the direct administration of the Executive Branch. The study investigates the operational challenges, institutional impacts, and political implications resulting from this practice in the direct administration, covering fundamental activities such as storage, organization, and digitization of government document collections. Outsourcing, a practice of North American origin consolidated in Brazil, had its scope significantly expanded by Federal Law No. 13.429/2017, which permitted the contracting of services even for essential state activities. This regulatory expansion, however, presents substantial risks to public management, notably the potential loss of important documents and the progressive reduction of state control over strategic public information. Contextualizing the situation in Minas Gerais, the research highlights the contradiction between the adopted model and the state legal framework (Law No. 19.420/2011), which assigns to the Public Archive of Minas Gerais (APM) the technical responsibility for managing the permanent records of the state Executive branch. The relocation of the government headquarters to the Administrative City in 2010, whose original design did not provide adequate archiving spaces, made outsourcing via MGS a recurrent solution for document accumulation. The investigation reveals that the company, created in 1994, maintains a long-standing contractual relationship with the government; however, its operations are characterized by a focus on external storage services, without covering essential archival functions such as document appraisal and classification. Another critical aspect identified concerns the absence of archivists on its technical staff, with specialized tasks being delegated to librarians and administrative technicians. The survey of contractual data demonstrates the existence of 16 instruments signed between 2010 and 2024, with investments exceeding R$ 80 million, mostly allocated to the physical storage of documents. The analysis also points to a significant lack of standardization in the contracting objects and weaknesses in monitoring by the APM, the body formally responsible for coordinating the state archival policy. It is concluded that the role of MGS, although it serves an auxiliary function in addressing the document backlog, highlights the fragility of public archive policies in Minas Gerais. The company does not implement an integrated and efficient document management system, operating with low integration with the APM, which demands an urgent regulatory review, the inclusion of archivists in the processes, and the development of models that reconcile outsourcing with proper archival management, ensuring state control over strategic documents and information.
Assunto
Palavras-chave
terceirização em arquivos; gestão de documentos; Minas Gerais Administração e Serviços S.A./MGS; Arquivo Público Mineiro