Sistemas de informação multimídia na preservação de acervos permanentes

Abstract

AbstractThe documental preservation is a key activity for historical analysis and for building the cultural identity of nations. However this task faces the challenge of classifying and storing huge amounts of documents, and the severe compromise between conservation and access. Digital technology offers the possibility of breaking this compromise, by supplying to the users high quality copies, while preserving the originals from unnecessary manipulation. In addition, the use of document and workflow management tools can multiply the productivity of archivists and conservation technicians.Computers, however, do not offer simple solutions for documental preservation. Digital information is more exposed to the adulteration, vandalism, and accidents than analog information. Digital media are fragile and perishable. Even worse: because of the dependency of computer data on complex cooperating systems of hardware and software, the quick obsolescency becomes itself a constant threat of loss of access to the collections.This work explores the benefits and challenges brought by the application of multimedia information systems on permanent collections. We focus on systems that not only make the documents available, but also aid the preservation of the digital collection, create conventional and electronic finding aids, and support the professional in his/her tasks of indexing, classification and reformatting the collection. We identify the Requirements for information systems, document management systems, workflow management systems and frameworks for representation and retrieval of information that aim to benefit the user and the professional of Archives. We explore both theoretical models and already implemented, available systems.Finally, we propose our own model of documet management system for permanent collections, and we describe its current implementation, applied to the photographic collection of Arquivo Público Mineiro, the institution in charge of the guard of the documentation produced by the executive administration of the State of Minas Gerais, as well as private fonds of personalities connected to the political-administrative history of the State.RésuméLa conservation des documents est une activité clé pour l'analyse historique et pour construire l'identité culturelle des nations. Cependant cette tâche fait face au défi de classifier et de garder d'énormes quantités de documents, et au compromis sévère entre la conservation et l'accès. La technologie numérique offre la possibilité de fournir des copies de haute qualité aux utilisateurs, tout en préservant les originaux de manipulations inutiles. En plus, l'usage d'outils de gestion de documents et de workflow peut multiplier la productivité des archivistes et des techniciens de conservation. Les ordinateurs, cependant, n'offrent pas de solutions simples pour la préservation documentaire. 'information numérique est plus exposée à l'altération, au vandalisme, et aux accidents que l'information analogique. Les médias numériques sont fragiles et périssables. Pire encore: comme les données dépendent des systèmes complexes de logiciels et d'ordinateurs, le obsolescence rapide constitue une menace constante de perte d'accès aux collections. Ce travail explore les profits et les défis apportés par l'application de systèmes informatiques multimédia sur les collections permanentes. Nous nous focalisons sur les systèmes qui non seulement rendent les documents disponibles, mais aussi aident à la préservation des collections numériques, créent des aides de recherche conventionnelles et électroniques, et soutiennent le professionnel dans les tâches d'indexation, de classification et de reformatage des collections. Nous identifions les conditions requises pour les systèmes informatiques, les systèmes de gestion des documents, les systèmes de gestion de workflow et pour les structures de représentation et de récupération d'information, visent à aider à l'utilisateur et le professionnel des Archives. Nous explorons des modèles théoriques et des systèmes déjà implantés et disponibles.Finalement, nous proposons notre propre modèle de système de gestion des documents pour les collections permanentes, et nous décrivons son implémentation actuelle, appliquée à la collection photographique de Arquivo Público Mineiro. L'Arquivo Público Mineiro c'est l'institution chargée du stockage de la documentation produite par l'administration exécutive de l'Etat de Minas Gerais, et des fonds privés de personnalités en relation à l'histoire politique administratif de l'Etat.1