A terceirização da guarda e da gestão de documentos na Prefeitura de Belo Horizonte e suas implicações na gestão, difusão e acesso
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Editor
Universidade Federal de Minas Gerais
Descrição
Tipo
Tese de doutorado
Título alternativo
Primeiro orientador
Membros da banca
Francisco Alcides Cougo Junior
Katia Isabelli de Bethania Barros e Melo
José Francisco Guelfi Campos
Cintia Aparecida Chagas
Katia Isabelli de Bethania Barros e Melo
José Francisco Guelfi Campos
Cintia Aparecida Chagas
Resumo
Esta tese analisou a terceirização da guarda e da gestão de documentos nas
administrações direta e indireta da Prefeitura de Belo Horizonte durante o período
entre 1997 e 2021. Para isso, além de levantar os contratos administrativos realizados
no período indicado, também verificou se os órgãos e entidades que utilizaram os
serviços de terceirização de arquivos haviam eliminado ou recolhido documentos ao
Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte com o objetivo de discutir sobre as
implicações da terceirização para a gestão de documentos, a difusão arquivística e o
acesso qualificado. Como metodologia, a pesquisa qualificou-se como exploratória. A
partir da utilização de métodos quantitativos e qualitativos, a pesquisa documental
contou com a coleta e análise de documentos reunidos por meio do Diário Oficial do
Município de Belo Horizonte, de solicitações de acesso à informação e de documentos
acumulados pela Coordenação de Gestão de Documentos do Arquivo Público da
Cidade de Belo Horizonte. Foram identificados o total de 57 contratos referentes à
guarda e gestão de documentos, sendo que 42 deles foram estabelecidos com o
objetivo de terceirizar a guarda de documentos públicos. Os dados da pesquisa
apontam também que os órgãos e entidades da Prefeitura realizam eliminações e
recolhimentos, contudo, a frequência de eliminações é menor que a frequência de
recolhimentos, principalmente no que tange às entidades da administração indireta.
Os valores globais iniciais dos contratos de terceirização da guarda e da gestão de
documentos foram maiores que os valores destinados ao Arquivo Público da Cidade
de Belo Horizonte no período entre 2009 e 2021. Constatou-se a necessidade de que
a referida instituição receba recursos financeiros e humanos necessários a sua
atuação, sobretudo no que diz respeito à implementação de programas de gestão de
documentos, além de que o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte seja
colocado em posição de destaque na estrutura administrativa da Prefeitura. Concluise que a terceirização da guarda e da gestão de documento não tem sido um processo
vantajoso para a administração municipal e sociedade. Contudo, caso ocorra a
terceirização, o Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte deve ser consultado
quando do planejamento, contratação e gerenciamento de serviços de guarda e
gestão de documentos. Os contratos referentes a tais serviços não devem incluir
documentos que não estejam classificados e avaliados, e os prazos de guarda e
destinações finais estabelecidos na tabela de temporalidade da Prefeitura devem ser
levados em conta durante o tempo que os documentos estiverem em guarda
terceirizada.
Abstract
This thesis analyzed the outsourcing of records custody and management in the direct
and indirect administrations of the City of Belo Horizonte during the period between
1997 and 2021. To do so, in addition to gathering the administrative contracts made
during the specified period, it also verified whether the organs and entities that used
records outsourcing services had eliminated or transferred records to Public Archive
of the City of Belo Horizonte in order to discuss the implications of outsourcing for
records management, archival diffusion, and qualified access. As for methodology, the
research qualified as exploratory. Utilizing both quantitative and qualitative methods,
the documentary research involved the collection and analysis of records gathered
through the Official Gazette of the Municipality of Belo Horizonte, requests for access
to information, and records accumulated by the Records Management Coordination of
the Public Archive of the City of Belo Horizonte. A total of 57 contracts regarding
records custody and records management were identified, with 42 of them established
with the aim of outsourcing the custody of public records. The research data also
indicate that the organs and entities of the City Hall carry out eliminations and transfers;
however, the frequency of eliminations is lower than the frequency of transfers,
especially concerning entities of the indirect administration. The initial overall values of
the outsourcing contracts for records custody and records management were higher
than the amounts allocated to the Public Archive of the City of Belo Horizonte between
2009 and 2021. It was noted the necessity for the aforementioned institution to receive
the necessary financial and human resources for its operation, particularly concerning
the implementation of records management programs, as well as for the Public Archive
of the City of Belo Horizonte to be placed in a prominent position within the
administrative structure of the City Hall. It is concluded that the outsourcing of custody
and records management has not been advantageous for the municipal administration
and society. However, if outsourcing occurs, the Public Archive of the City of Belo
Horizonte should be consulted during the planning, contracting, and management of
records custody and records management services. Contracts related to such services
should not include records that are not classified and evaluated, and the retention
periods and final destinations established in the retention schedule of the City Hall
should be taken into account during the time the records are under outsourced custody.
Assunto
Ciência da informação, Documentos - administração, Arquivos públicos, Gestão de documentos
Palavras-chave
terceirização da guarda e da gestão de documentos, Prefeitura de Belo Horizonte, Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte, Gestão de documentos, Difusão arquivística, Acesso qualificado