Viabilização de uma política de gestão de documentos na Universidade Federal de Minas Gerais
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Editor
Universidade Federal de Minas Gerais
Descrição
Tipo
Monografia de especialização
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Primeiro orientador
Membros da banca
Neide Elisa Portes dos Santos
Terezinha de Fatima Carvalho de Souza
Terezinha de Fatima Carvalho de Souza
Resumo
A experiência de 30 anos de uma funcionária, que faz parte do quadro de servidores técnicos e administrativos da Universidade Federal de Minas Gerais-UFMG, corporificou-se em proposta de implantação de uma política de gestão de documentos articulada a um sistema de arquivos, operacionalizada por pessoal especializado, alocado nas diversas unidades acadêmicas da referida instituição, cuja atribuição é elaborar, implantar e acompanhar a política de arquivo, com permanente acompanhamento do processo e avaliação do pessoal envolvido, para garantir a atualização dos procedimentos frente às constantes transformações do mundo contemporâneo. Considerando que a UFMG é uma importante instituição pública que se destaca por sua atuação no ensino, na pesquisa e na extensão, é imprescindível que seu sistema de arquivo seja atuante e que adote técnicas consolidadas por competente gestão dos documentos, com vigoroso amparo de força política que venha da criação de uma Diretoria ligada ao Reitor da Universidade. Além disso, em consonância com a Constituição de 1988, a administração pública se obriga a tomar providências para franquear consultas à documentação governamental. A implantação da política e dos sistemas de arquivo, além de satisfazer a exigência legal, implica ganhos substanciais para a qualidade da administração, beneficia tanto a comunidade interna quanto a externa da Universidade, tendo em vista a eficiência na busca e no resgate das informações e a economia de recursos, com a consequente eliminação de documentos que não tenham valor probatório ou científico-cultural.
Abstract
The experience of 30 years of an employee who is part of the framework of technical and administrative servers, Federal University of Minas Gerais-UFMG, embodied in the proposed implementation of a management policy documents articulate a file system, operationalized by specialized personnel, allocated in the various academic units of the institution, whose assignment is to develop, implement and monitor the policy file, with continuous process monitoring and evaluation of the personnel concerned, to ensure the upgrade procedures in the face of constant changes in the contemporary world . Whereas UFMG is an important public institution that stands for his performance in teaching, research and extension, it is essential that your file system is active and to adopt technical statements by competent management of documents, with vigorous support of force policy that comes from the creation of a Board connected to the Rector of the University. Furthermore, in line with the 1988 Constitution, the government is obliged to take steps to franchise queries to governmental documents. The implementation of the policy and file systems, in addition to satisfying the legal requirement implies substantial gains for the quality of management, the community benefits both internal and external to the University, with a view to efficiency in search and rescue information and resource economics, with the consequent elimination of documents that have no probative value, or scientific and cultural.
Assunto
Arquivos e arquivamento (Documentos), Universidades e faculdades Arquivos
Palavras-chave
Arquivo, Gestão de documentos, Sistema de arquivo, Política de arquivo